Eine der ganz zentralen Fragen: Welche Rolle spielt der Projektleiter bei der Ressourcenplanung? Und welche Verantwortung kommt dabei den Linienvorgesetzten zu? Die Beantwortung dieser Fragen zählt zu den besonderen Herausforderungen beim Ressourcenmanagement in der Matrixsituation.
Klar ist: Die Planung der personellen Ressourcen vollumfänglich an die Projektleiter zu delegieren, wird nicht zum Ziel führen. Über die Gründe haben wir mehrfach berichtet. Mit dem Konzept der zwei Welten bieten wir hier einen funktionierenden Lösungsansatz. Eine zentrale Rolle kommt dabei der Linienorganisation zu.
Die enge, funktionierende Zusammenarbeit zwischen Linie und Projektleitern ist unerlässlich. Im Zentrum steht hier die persönliche, kommunikative Abstimmung zwischen diesen beiden Playern. Darüber hinaus bieten sich indes auch technische Möglichkeiten, diese Koordination zu unterstützen, wie nachfolgend gezeigt.
Mögliche Tool-Unterstützung
Persönliche Abstimmung / Kommunikation | Ein Muss in Kombination mit allen weiteren Lösungsmöglichkeiten. | |
Klassischer elektronischer Austausch ausserhalb des Ressourcenplanung-Systems (Mail, Chat) | Erweiterung der Lösung 0, die situativ zweckmässig sein kann, als Normalfall indessen zu wenig effizient ist. | |
Führen einer Anfrage-/Reservations-Liste innerhalb des Ressourcenplanung-Systems, die durch die PL für Ressourcenanfragen an die LV genutzt wird | Bietet Übersicht über alle Anfragen und deren Status, ist jedoch nicht unmittelbar dem Projekt und der Ressource zugeordnet. | Vollumfänglich implementiert |
Textliche Anfrage durch die PL an die LV auf der Ebene des Projekts oder dem Schnittpunkt Projekt/Ressource | Sinnvolle Lösung | Vollumfänglich implementiert |
Erfassung eines Aufwand-Budgetwerts auf dem Schnittpunkt Projekt/Ressource durch den PL. Die Einlastung des – ggf. angepassten – Wertes auf der Zeitachse erfolgt durch den LV. Der Wert kann direkt auf den gewünschten bzw. vereinbarten Mitarbeitern erfolgen oder auf der Ebene von Organisationseinheiten oder Skills. Zusätzliche textliche Hinweise können hilfreich sein. | Sinnvolle Lösung | Vollumfänglich implementiert |
Zeitliche Einlastung der Aufwände durch den PL auf der Ebene von Organisationseinheiten oder Skills | Denkbare Lösung, die in Bezug auf die Rollenteilung jedoch anspruchsvoll sein und zu Abstimmungsproblemen führen kann. | Vollumfänglich implementiert |
Zeitliche Einlastung der Aufwände durch den PL direkt auf Mitarbeiterebene | Hier ist die Aufgabe der Ressourcenplanung an den PL delegiert. Die Lösung ist in der Matrix-Organisation mit mehreren gleichzeitig laufenden Projekten als kritisch zu betrachten. Sie durchbricht die Verantwortung des LV für die angemessene Auslastung seiner Mitarbeiter. | Vollumfänglich implementiert |
Provisorische zeitliche Einlastung der Aufwände durch den PL direkt auf Mitarbeiterebene im Sinne von Reservationen. Prüfung und Freigabe der Planung durch die LV. | Den Ansatz mit software-gestützten Reservierungsanfragen halten wir für fragwürdig. Zu bedenken ist hier auch die Dynamik, die Anpassungen der Werte erfordern können, wie sie durch solche Reservationsfunktionen nicht effizient abzudecken sind. Zu empfehlen sind stattdessen die Lösungen 4 oder 5. | Nicht unterstützt. |
| Hochgradig fragwürdige Lösung, bei der Aufwand und Nutzen in einem vernünftigen Verhältnis stehen. | mittels Filterfunktionen abbildbar |
| Für innovative Projekte, für die auf einer gröberen Ebene keine zuverlässige Aufwandschätzung möglich ist, eine sinnvolle Lösung. Diese lässt sich mit den Lösungen 4 und 5 gut kombinieren. | Vollumfänglich implementiert |
PL = Projektleiter / LV = Linienvorgesetzte Grün: empfohlen Rot: davon raten wir ab
Fazit
Ressourcenplanung ist und bleibt sowohl organisatorisch gesehen als auch in Bezug auf die Software-Unterstützung eine anspruchsvolle Aufgabe. Zentral ist, sich die Rollenteilung in der Matrixorganisation vor Augen zu führen und das Machbare im BLick zu behalten. Theoretische, vollintegrierte Lösungen, wie einige Systemanbieter diese propagieren, führen nicht zu Erfolg.
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