Die Planung der Projektaufwände und in der Folge die Ressourcenplanung ist Teil eines modernen Managements. Um Projekte und Organisationen effizient zu steuern und aus den Erfahrungen zu lernen, reicht dies alleine indessen nicht aus. Dazu ist gleichzeitig ein professionelles Aufwand-Controlling gefragt.
Das Aufwand-Controlling umfasst die folgenden Grössen:
den zu Beginn geplanten Wert (Budget)
den aktuellen Planwert, das Total der für die betrachtete Ressource geplanten Restaufwandwerte ab dem Zeitpunkt der Planung
die Ist-Werte, also der gesamte bereits erbrachte Aufwand in der Vergangenheit
die Prognose, die sich als Summe aus dem Ist-Aufwand und dem verbleibenden Restaufwand errechnet
die Abweichung (Delta) dieser Prognose vom ursprünglich geplanten Wert (Budget)
Für ein aussagefähiges Aufwand-Controlling sind sodann die folgenden Punkte zu beachten:
Die Aufwandschätzungen und damit die Budget- und Planwerte müssen die bestmögliche und ehrliche Schätzung zum jeweiligen Zeitpunkt repräsentieren. Insbesondere dürften nicht übergeordnete Vorgaben unreflektiert übernommen werden, von denen offensichtlich ist, dass diese nicht realistisch sind. Diskrepanzen zwischen Wunsch und realistischer Einschätzung müssen konsequent transparent gemacht und ausdiskutiert werden. Dies schliesst nicht aus, solche "Wunschvorstellungen" in der Projekthistory zu Dokumentationszwecken mitzuführen.
Die effektiv geleisteten Aufwände (Ist) und die Planung / Einlastungen sollten in der Regel auf derselben Ebene (Detaillierungsgrad) erfolgen.
Eine Anpassung des Budget-Werts ist nur dann "zulässig", wenn sich der Inhalt des Projektes verändert, etwa bei einer kundenseitig geforderten und genehmigten Erweiterung der Anforderungen. Änderungen dürften nicht dazu missbraucht werden, die ursprüngliche Schätzung zu korrigieren, um die Situation zu beschönigen und sich damit letztlich selbst zu betrügen.
Die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem mitlaufenden Controlling sind gezielt für die Verbesserung künftiger Schätzungen und Planungen heranzuziehen.
Fazit Das Aufwand-Controlling nach diesem Ansatz ist einfach umzusetzen. Es bildet die zentralen Informationen ab und wird dem Anspruch eines modernen Projektmanagement vollumfänglich gerecht. Einblick in das Aufwand-Controlling auf der Demo-Plattform.